Särskild vårdgarantienhet bidrar till ökad tillgänglighet i Region Västmanland

I Region Västmanland finns en särskild Vårdgarantienhet som utgör stöd för både verksamheter och patienter.

Sammanfattning

I och med demografiska utmaningar och utmaningar med resurser behöver Region Västmanland för att främja tillgängligheten jobba med helheten och befintliga medel och resurser. Vårdgarantienheten behöver hitta verksamheter som vill prova, kommer med lösningar och kan vara ambassadörer – att våga testa nya arbetssätt, utvärdera och förkasta det som inte fungerar. Verksamheterna kan på det sättet få hjälp med de patienter som de inte kan erbjuda tid inom vårdgarantins tidsgränser och i stället fokusera på kärnverksamheten och de patienter som de tar emot.

Bakgrund

Vårdgarantin är en lagstadgad rättighet som innebär att personer ska få vård inom en viss tid. Vårdgarantin anger inom vilka tidsgränser olika vårdinsatser ska erbjudas, efter att beslut om vård har fattats. Om vårdenheten där personen sökt vård inte kan erbjuda en tid inom vårdgarantins tidsgräns, ska personen informeras om det och erbjudas vård hos en annan vårdgivare.

I förvaltningsplan 2019 för Region Västmanland beslutades det att vårdgarantin ska följas och att patienterna ska vara väl informerade om vårdgarantin. En del i arbetet blev att starta en funktion för vårdgarantifrågor i syfte att stötta patienter och verksamheter i frågor om vårdgaranti. Utöver dessa riktlinjer gavs uppdragstagarna fria ramar att forma enhetens arbetsinnehåll och arbetssätt utifrån behovet från verksamheterna.

I arbetet med att forma den nya funktionen framkom det andra delar inom området tillgänglighet som en stödfunktion skulle kunna hjälpa till med för att avlasta verksamheterna och frigöra tid till deras kärnuppdrag och i förlängningen därmed förbättra tillgängligheten för patienten. Nu finns det en Vårdgarantienhet som jobbar aktivt tillsammans med vårdverksamheterna för att förbättra tillgängligheten genom att exempelvis kontakta patienter efter uteblivet besök för att säkerställa fortsatt vårdbehov och stämma av inför resurskrävande behandlingar och större insatser i syfte att minska väntetiden i vården.

Genomförande

Vårdgarantienheten startades initialt med en tjänst på 1,75 procent, som med tiden har ökat med ytterligare en tjänst till 2,75 procent.

Prövade nya arbetssätt

För att i ett första steg etablera verksamheten gjordes besök i verksamheterna för att informera om den nya enheten, berätta om uppdraget och informera om vårdgaranti. Initialt arbetade Vårdgarantienheten sedan med två vårdverksamheter. Rutiner och arbetssätt för lotsning av patienter till externa vårdgivare i de fall där regionen inte själv klarade vårdgarantin arbetades fram. Tillsammans med några av verksamheterna testade Vårdgarantienheten nya infallsvinklar och arbetssätt inom tillgänglighet.

Uppdraget växte till att även innefatta kontakt med patienter för att ge information om väntetid och fastställa fortsatt vårdbehov samt följa upp att inte hälsostatus förändrats, kontakta patienter med uteblivna besök för att säkerställa fortsatt vårdbehov samt kontakt med patienter inför behandling/åtgärd där besöket är tids- och/eller resurskrävande för att säkerställa att patienten uppfattat informationen om eventuella förberedelser. Men viktigast av allt, att säkerställa att de hade för avsikt att komma på den bokade tiden.

Aktuella väntelistor ökar tillgängligheten

Genom samarbetet med produktionsenheten får Vårdgarantienheten information om vilka kliniker som har köer och kan därmed ta kontakt med dessa för att etablera samarbete.

Allt arbete registrerades och efter en tid var det tydligt att det oberoende av verksamhet oftast fanns en viss procent av väntande patienter i kön som inte längre hade behov av behandling/åtgärd och som verksamheterna därmed kunde ta bort från väntelistan. Det arbetet bidrar till att väntelistorna är aktuella, vilket frigör tider och ökar tillgängligheten. Detta ger även en förbättrad arbetsmiljö då växande köer för verksamheterna kan bidra till stress.

Tillsammans med Region Västmanlands kollektivtrafikförvaltning togs också ett nytt arbetssätt fram för underlag till reseersättning. Då det i vissa fall endast var specialistvårdsremissen som låg till grund för reseersättning, beslutades det att Vårdgarantienhetens informationsbrev till patienten gäller som underlag för reseersättning. Därmed avlastas administrationen kring specialistvårdsremissen.

Inledningsvis skedde all kontakt med patienter via telefon. Men sedan våren 2022 arbetar Vårdgarantienheten digitalt via 1177 i kontakt med vissa patienter och frågor. Detta uppskattas av den digitala andelen av befolkningen som då kan få informationen och svara på frågan när de har möjlighet. Det digitala arbetssättet bidrar också till att Vårdgarantienheten kan ta på sig fler uppdrag. De patienter som inte har 1177 eller läser sina meddelande på 1177 kontaktas även fortsättningsvis via telefon.

Det här har arbetet lett fram till

Arbetet har lett till att Vårdgarantienheten nu har ett koncept som består av åtta block med de delar enheten kan stötta i:

1. Vårdgaranti: Information till patienter, slussar patient till externa vårdgivare på uppdrag från verksamhet, större insatser.
2. Inkomna remisser: Rätt patienter i kö.
3. Uteblivna besök: Säkerställ behov av ny tid.
4. Inför besök/behandling: Säkerställa att personen kommer på besöket och är förberedd inför besöket/behandlingen.
5. Administration: Ska vara kopplad till tillgänglighet, exempel är uppföljningar av besök hos externa vårdgivare.
6. Information: utåt och inåt för patienterna och verksamheterna.
7. Patienter som väntat mer än 90 dagar: Uppföljning av patienter, information och avstämning.
8. Aktiv väntan: För patienter som behöver vara aktiv i sin väntan på nästa åtgärd för att komma vidare i sin vårdprocess.

Framgångsfaktorer

• Vårdgarantienheten jobbar i samarbete med verksamheterna och det gemensamma målet är att minska köerna. Frågor besvaras snabbt och utmaningar tas om hand om tillsammans.
• Att uppdraget från start inte var satt med för tydliga ramar utan gav möjlighet att hitta kreativa och nya lösningar.
• Ett flexibelt arbetssätt och att både Vårdgarantienheten och flera verksamheter vågar testa nya metoder att jobba med tillgänglighet.
• Arbete i nära samarbete med produktionsenheten för att hitta köerna.
  

Utmaningar

• Inom vissa områden är det svårt att hitta externa vårdgivare som kan ta hand om patienten inom vårdgarantins gränser.
• Det kan vara svårt att kontakta patienter om det inte finns ett erbjudande att ge vid kontakttillfället. Risk för att det väcker oro eller irritation när Vårdgarantienheten hör av sig för att kontrollera hälsostatus och fortsatt vårdbehov och det inte finns ett erbjudande eller information att ge för att patienten ska komma vidare i sin vårdprocess.
• Vårdgarantienheten ”äger” inte patienten, utan beslut att skicka patienten till extern vårdgivare ligger på verksamheten, vilket både är en för- och nackdel.
  

Nästa steg

• Fortsätta etablera Vårdgarantienhetens utbud.
• Utöka arbetet med informationsinsatser både till patienter och verksamheterna.
  

Erika Lindholm
Enhetschef på Vårdgarantienheten
Region Västmanlanderika.lindholm@regionvastmanland.se